Mange arbejdspladser gennemfører regelmæssigt APV og trivselsundersøgelser blandt alle ansatte, fx som led i den lovpligtige APV-proces. For at I får mest muligt ud af jeres undersøgelse, er det vigtigt at tænke hele processen grundigt igennem og sikre, at der er et klart formål med og klare rammer for undersøgelsen.

Et af spørgsmålene i processen er at afklare spørgsmålet omkring anonymitet, som vi dykker ned i her.

Overvej fordele og ulemper ved anonymitet, før I beslutter jer

Nogle af fordelene ved at gøre trivselsundersøgelsen anonym er blandt andet:

• Ærlighed og åbenhed:
  Anonymitet kan være med til at gøre medarbejderne trygge ved, at de er frie til at være ærlige om deres oplevelser og bekymringer, uden at frygte for konsekvenserne.
• Reduceret socialt pres:
  Anonymitet kan også være med til at mindske det sociale pres. Nogle  medarbejdere kan måske føle, at de skal svare på en bestemt måde på undersøgelsens spørgsmål – evt. for at undgå konflikter eller negative konsekvenser på baggrund af kritik.
• Øget deltagelse:
  Nogle medarbejdere kan være mere tilbøjelige til at deltage i en undersøgelse, hvis de ved, at deres svar er anonyme. Dette kan føre til en højere svarprocent, bedre repræsentation af medarbejderne og deres forskellige synspunkter og derved en bedre kvalitet i de data, I har at arbejde videre med.

Samtidig er der også en række ulemper ved at gøre trivselsundersøgelsen anonym, som I ligeledes bør tage med i jeres overvejelser:

• Tab af kontekst og detaljer:
  Anonyme data kan gøre det svært at forstå evt. problemer og den sammenhæng, hvori problemerne opstår, fuldt ud.
• Manglende mulighed for opfølgning:
  Anonymiteten kan derfor samtidig gøre det vanskeligt at udvikle de mest effektive løsninger på de problemer, en undersøgelse peger på.
• Vi spotter ikke individuel mistrivsel:
  Når vi lover anonymitet, mister vi muligheden for at ’fange’ de evt. individer, som er særligt udsatte. Det kan fx være individer, der oplever flere negative påvirkninger i det psykiske arbejdsmiljø (fx krænkende handlinger, stor arbejdsmængde eller uklare og modsatrettede krav i arbejdet) og derved er i risiko for at opleve mistrivsel og belastning i deres arbejde.

Disse argumenter skal afvejes, så I sammen træffer den bedste beslutning i jeres konkrete situation.

Har I fx tidligere haft problemer med at få jeres kolleger til at besvare et ikke-anonymt spørgeskema, så kan det være, at I får en højere svarprocent ved at lave undersøgelsen anonym. Hvis I har en fornemmelse af, at der er problemer, som det er svært at tale åbent om, kan det ligeledes være en god idé, at starte med en anonym undersøgelse.

Omvendt kan det være, at I har en oplevelse af, at I på arbejdspladsen er gode til at tale åbent om problemer og løsninger, og at anonyme svar skaber unødig spekulation. Så kan I med fordel lave en ikke-anonym undersøgelse.

Når I træffer beslutningen om, hvorvidt jeres undersøgelse skal være anonym, kan det være vigtigt at se undersøgelsen som ét element i den samlede proces. Det kan fx være, at I vælger at kombinere undersøgelsen med en fælles eller individuel dialogbaseret opfølgningsproces. På den måde forsøger I at kombinere fordelene ved en anonym undersøgelse OG mulighederne ved at få medarbejderne til at bidrage med kontekst og input til, hvordan I følger op på undersøgelsens resultater.

Husk: der er metodefrihed i APV-processen, og I kan gøre det, I tror på, giver det bedste resultat i jeres arbejdsmiljøarbejde.

Skab klare rammer for anonymiteten

Vi går nogle gange ud fra, at vi er helt enige om, hvad begrebet ’anonymitet’ dækker over. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at anonymitet kan have forskellige betydninger for forskellige medarbejdere. Hvis I lover anonymitet, er det derfor meget vigtigt, at I afklarer, hvad det betyder. 

Det kan være spørgsmål som:

• Hvem har adgang til besvarelserne?
  Det kan fx være vigtigt at afklare, om der er nogen, der evt. har adgang til den enkelte medarbejders besvarelse, og i givet fald hvem: Er det arbejdsmiljøgruppen, arbejdspladsens HR-afdeling eller andre? En måde, at øge tilliden til undersøgelsen, kan være at lave en aftale med en ekstern leverandør, som kan administrere undersøgelsen og håndtere dataindsamling og analyseproces uden at videregive individuelle oplysninger. 
• Hvordan grupperes og afrapporteres data?
  Det er også vigtigt at skabe transparens ift., hvordan data grupperes og afrapporteres, så det sikres, at den lovede anonymitet overholdes. Det kan fx være godt at have en grænse for, hvor små grupper, der laves rapporter på for at undgå, at individuelle medarbejdere kan identificeres. Ligeledes kan det være godt at overveje, hvor mange forskellige baggrundsvariable, der laves rapporter for. På den måde kan I undgå, at enkelte medarbejdere kan genkendes, hvis man krydser resultaterne fra flere rapporter.
• Datasikkerhed: Hvis I administrerer undersøgelsen internt, skal I sikre, at alle data håndteres sikkert og fortroligt. Dette kan omfatte brugen af krypterede filer og adgangskontrol til at beskytte mod uautoriseret adgang til oplysningerne.
• Klar kommunikation: Informer tydeligt medarbejderne om rammer for anonymiteten i jeres undersøgelse. Giv også gerne mulighed for, at medarbejderne kan stille afklarende spørgsmål, før undersøgelsen sættes i gang, så I opbygger tillid til undersøgelsen og øger deltagelsen.

Samlet set kan en anonym undersøgelse være en nyttig metode til at indsamle ærlige og repræsentative synspunkter fra medarbejderne.

Det er dog vigtigt, at I også overvejer, hvordan I kan komme til at arbejde med resultaterne, så I sammen skaber de nødvendige forbedringer i jeres psykiske arbejdsmiljø, ligesom det også er vigtigt, at I gør de konkrete rammer for anonymiteten klar for medarbejderne.

Hvis I har brug for sparring på, hvordan I får det bedste ud af jeres APV eller trivselsundersøgelse så ræk ud til Signe Ferrer-Larsen eller en af CRECEAs andre konsulenter.